Trucos para Word, ajustes de las opciones predeterminadas

Por: Norfi Carrodeguas
Actualizado: 15 de enero del 2023

Cambios recomendados en la configuración de Word, para personalizar a nuestro gusto e interés y usar el programa como un experto o profesional

Trucos para Microsoft Word, ajustes de las opciones predeterminadas

Lista de modificaciones en los ajustes del editor, que recomiendan los profesionales que usan esta herramienta a diario.
Medidas imprescindibles y necesarias si usamos el programa Microsoft Word de forma local como editor de documentos.

Microsoft Word, cambios recomendados y aconsejados en los ajustes

Son muchos los ajustes y parámetros de configuración de Word. En este articulo resumo según mi experiencia, los más importantes y efectivos para las personas que usan Microsoft Word de forma personal, para crear y editar documentos.

Deshabilitar en Word listas automáticas con números y viñetas

Una de las funciones más molestas de Word, habilitadas de forma predeterminada, es la de agregar numeración o viñetas a lo que el programa supone que es una futura lista, por ejemplo, cuando se escribe un digito y se presiona la barra espaciadora.
Para deshabilitar esta y otras opciones haga lo siguiente:

1- Vaya a Archivo – Opciones.
2- En el panel Revisión presione el botón "Opciones de Autocorrección".
3- En la Pestaña "Autoformato mientras escribe", en la sección "Aplicar mientras escribe", desmarque las casillas "Listas automáticas con viñetas" y "Listas automáticas con números".
Deshabilitar en Word listas automáticas con números y viñetas

Deshabilitar en Word listas automáticas con números y viñetas

4- Presione "Aceptar" para guardar los cambios.

Cambiar la configuración de Word de cortar, copiar y pegar

Son varios los ajustes de Word para copiar, cortar y pegar.
Muchos de ellos deberemos cambiarlos para copiar contenido de uno a otro documento, pero depende de nuestros gustos e intereses.
A continuación, indico cuales yo activo.
Siga los siguientes pasos:

1- Vaya a Archivo – Opciones.
2- En el panel Avanzadas, vaya hacia abajo hasta la sección "Cortar, copiar y pegar".
Allí están disponibles las siguientes opciones:
- Pegar dentro del mismo documento. Permite Mantener el formato de origen (predeterminado), Combinar formato o Conservar solo texto.
- Pegar entre documentos. Mantener el formato de origen (predeterminado), Combinar formato o Conservar solo texto (Selecciono este último).
- Pegar entre documentos cuando haya conflictos entre definiciones de estilo. Usar estilo de destino (Predeterminado), Conservar formato de origen, Combinar formato o Conservar solo texto.
- Pegar desde otras aplicaciones. Mantener el formato de origen (predeterminado), Combinar formato o Conservar solo texto (Selecciono este último).
- Insertar o pegar imágenes como: En línea con el texto y otras.
Ajustes en la configuración de Word de cortar, copiar y pegar

Ajustes en la configuración de Word de cortar, copiar y pegar

Otras opciones habilitadas de forma predeterminada son: Conservar viñetas y números al pegar texto con la opción Conservar solo texto, Mostrar el botón Opciones de pegado cuando se pega el contenido y Usar cortar y pegar inteligentemente.

La opción Usar la tecla Insertar para pegar, esta deshabilitada de forma predeterminada.

Establecer en Word la fuente y el tamaño para todos los documentos

Cada versión de Word viene con una fuente predeterminada, con un tamaño establecido.
A la inmensa mayoría de las personas esto nos resulta incómodo, dependiendo de nuestra visión, el tamaño y resolución de la pantalla de nuestro equipo o monitor.
Escoger la fuente y su tamaño deben ser las primeras tareas si vamos a usar Word regularmente. Para hacerlo haga lo siguiente:

1- En Word asegúrese de estar en la pestaña Inicio.
2- En la sección Fuente haga clic en el icono de la flecha en la parte inferior derecha.
3- Seleccione la fuente y el tamaño de fuente.
4- Presione el botón "Establecer como predeterminado".
5- Marque: "Todos los documentos basados en la plantilla Normal.dotm".
Establecer en Word la fuente y el tamaño para todos los documentos

Establecer en Word la fuente y el tamaño para todos los documentos

6- Presione "Aceptar".

También puede abrir el panel Fuente con la combinación de teclas: Control + Shift + F.

Modificar y cambiar las Opciones de Autocorrección de Word

Son varios los ajustes en las opciones de autocorrección.
Generalmente no es necesario hacer cambios en ellos, pero puede modificarlos completamente a su gusto.
Para eso haga lo siguiente:

1- Vaya a Opciones de Word.
2- Panel Revisión.
3- Presione el botón "Opciones de Autocorrección".
4- Revise todas las opciones en la pestaña "Autocorrección".
Haga lo mismo en la pestaña "Autocorrección matemática".
5- Si hace algún cambio presione "Aceptar" para guardarlos.

Cambiar en Word los ajustes de ortografía y gramática

Word incluye varios ajustes predeterminados para la revisión ortográfica y gramatical.
Para revisarlos y modificarlos sigue los siguientes pasos:

1- Vaya las Opciones de Word.
2- En el panel Revisión revise las opciones en las secciones: "Al corregir la ortografía en los programas de Office" y "Para corregir ortografía y gramática en Word".
Yo desmarco la casilla "Omitir palabras en MAYÚSCULAS", para que también se revisen las palabras en ese formato y "Solo del diccionario principal", para usar el diccionario personalizado donde agrego regularmente nuevas palabras.
Cambiar en Word los ajustes de ortografía y gramática

Cambiar en Word los ajustes de ortografía y gramática

Como crear y guardar un diccionario personalizado de Word

Abrir en Word los enlaces a sitios de internet con solo un clic

De forma predeterminada para seguir un enlace en un documento de Word, es necesario dar clic con la tecla Control presionada.
Si vas a abrir enlaces frecuentemente, puedes cambiar este comportamiento de forma que solo sea necesario dar clic en el hipervínculo.
Para eso siga los siguientes pasos:

1- Vaya a las Opciones de Word.
2- Panel Avanzadas.
3- Busque la opción: "Usar CTRL + clic del mouse para seguir el hipervínculo".
4- Desmarque la casilla y guarde los cambios.

Personalizar en Word la cinta de opciones

La cinta de opciones de Word, es la franja en la parte superior del programa, con accesos directos, elementos y menús, divididas en diferentes categorías.
Se puede personalizar completamente agregando o eliminando elementos.
Para hacerlo siga los pasos a continuación:

1- Vaya a las Opciones de Word.
2- En Panel -> "Personalizar cinta de opciones".
De forma predeterminada se muestran los comandos más utilizados para agregar, pero se puede presionar el menú para buscar entre todos los existentes, para tener un acceso directo a lo que empleamos frecuentemente.
3- Seleccione el elemento en el panel de la izquierda y presione el botón "Agregar" que se encuentra entre los dos paneles.
También podemos hacer la operación a la inversa.
4- Guarde los cambios.

¿Cómo mostrar u ocultar la cinta de opciones de Word?
Para mostrar u ocultar la cinta de opciones, haga lo siguiente:
- Haga clic en cualquier pestaña y presione la flecha situada en la esquina inferior derecha para ocultarla.
- Si desea mostrarla siempre, haga clic en el icono del marcador.

Se recomienda a los que no tienen experiencia no modificar la cinta de opciones, mejor agregar elementos a barra de herramienta Acceso rápido, como explico a continuación.

Agregar en Word accesos directos a la barra de herramienta Acceso rápido

Acceso rápido es la barra de herramientas que se muestra en la parte superior izquierda de la ventana de Word.
De forma predeterminada solo se muestran los botones Guardar y Deshacer, pero se pueden agregar otros.

1- Vaya a Opciones de Word.
2- Panel -> "Barra de herramientas de acceso rápido".
3- Agregue elementos del panel izquierdo al derecho y a la inversa de forma similar a como se configura la cinta de opciones.
Agregar en Word accesos directos a la barra de herramienta Acceso rápido

Agregar en Word accesos directos a la barra de herramienta Acceso rápido

Personalmente agrego varios Macros personales creados en Word seleccionando en el menú la opción Macros.
4- Guarde los cambios.

Cambiar la ubicación donde Word guarda archivos y documentos

Word guarda todos los documentos locales de forma predeterminada en la carpeta Documentos, en el directorio Usuarios.
Existen otros directorios donde se guardan los archivos de Autorrecuperación y las plantillas.
Para examinar o cambiar estos ajustes, haga lo siguiente:

1- Vaya a Opciones de Word.
2- Panel Guardar.
3- Revise los ajustes predeterminados y modifíquelos si lo necesita.

Habilitar y personalizar en Word la Autorrecuperación de documentos

Word crea automáticamente una copia del documento que se está editando, cada 10 minutos.
La copia es creada, aun si no ha sido guardado el documento por primera vez.
Esto permite en caso de ocurrir un percance, como un apagado del sistema inesperado, podamos recuperar totalmente el contenido de dicho archivo.
Esta útil función se llama Autorrecuperación y debemos asegurarnos esté habilitada.
Para eso en el mismo panel de Guardar asegúrese que están marcadas las dos casillas:

✓ Guardar información de Autorrecuperación cada: X minutos (se puede cambiar a un valor menos de los 10 minutos).
✓ Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar.

Habilitar y personalizar en Word el guardado de archivos y la Autorrecuperación de documentos

Lee más información detallada: Como recuperar documentos perdidos que no se guardaron en Word

Guardar en Word la plantilla Normal con los cambios hechos en los ajustes o configuración

Todos los cambios que hagamos en las opciones de Word, se guardan en la plantilla predeterminada Normal.
Si reinstalamos Windows y lógicamente Word o si lo instalamos en otro equipo y hemos hecho una copia la plantilla, no tendremos que hacer ningún cambio en los ajustes del programa.
Lee más información: Como guardar la plantilla predeterminada de Word (Normal.dotm)

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